Post

Wideokonferencja. Jak ją przeprowadzić?

Jeszcze kilkanaście lat temu wideokonferencje mogliśmy podziwiać tylko na amerykańskich filmach lub w wielkich korporacjach. Dziś jest to absolutny standard prowadzenia biznesu. W ten sposób kontaktujemy się ze swoimi klientami i kontrahentami, a także z członkami zespołu pracującymi zdalnie. Jak przygotować się do prowadzenia wideokonferencji? Co jest kluczem do sukcesu podczas prezentacji tego typu?

Wybierz platformy do wideokonferencji

Na wstępie powinniśmy wybrać platformę do wideokonferencji. Jest to temat bardzo umowny, choć niektóre korporacje są nastawione na korzystanie tylko z jednej platformy, m.in. poprzez chmurę, która obsługuje zasoby firmy. Obecnie najwięcej spotkań odbywa się poprzez Skype i Zoom. Są one najprostsze w obsłudze i dostępne także na smartfonach. Część firmy decyduje się także na wideokonferencję poprzez Google Meet. Jego najważniejszym walorem jest kompatybilność z kalendarzem Google.

Wideokonferencja: poinformuj pracowników odpowiednio wcześniej

W przypadku wideokonferencji warto poinformować pracowników odpowiednio wcześnie o planowanym spotkaniu. O ile rozmowa telefonicznie oprócz przygotowania merytoryczne nie wymaga od nas nic więcej, o tyle podczas wideokonferencji musimy się dobrze prezentować, a także uporządkować za nami tło, aby nic nie rozpraszało naszych współrozmówców. Najlepiej zatem wysłać zaproszenie wymagające potwierdzenia - wówczas mamy pewność, że nasz partner jest świadomy terminu spotkania i nie będzie mógł wytłumaczyć się faktem, że nie otrzymał takiej informacji. Między innymi właśnie dlatego, część firm pracuję w systemie Kalendarz Google & Google Meet.

Zaopatrz się w sprzęt do wideokonferencji

Oprócz tego, że przed prezentacją musimy się świetnie przygotować merytorycznie, koniecznie musimy zaopatrzyć swoje stanowisko pracę lub salę konferencyjną w odpowiedni sprzęt. W przypadku, gdy pracujemy z domu lub samodzielnie przy biurku, wystarczy dobrej jakości kamera. Na wszelki wypadek dobrze mieć też słuchawki z mikrofonem z opcją redukcji szumów - pozwoli nam to rozmawiać, nawet jeśli w pomieszczeniu nie przebywamy sami. W przypadku wideokonferencji w szerszym gronie, np. w sali konferencyjnej, niezbędny może się okazać terminal wideokonferencyjny. Pozwala on objąć kamerą całe pomieszczenie, a także możemy podłączyć do niego kilka mikrofonów. Na rynku jest kilku producentów oferujących rozwiązania tego typu, m.in. Poly Studio.

Sprawdź, czy wszystko działa

Przed wideokonferencją warto sprawdzić także, czy wszystko działa. Nawet jeśli będzie doskonale przygotowani teoretycznie, błędy techniczne mogą zniweczyć nasze starania. Jeśli pracujemy na dobrym sprzęcie, sprawdźmy przede wszystkim jakość połączenia internetowe oraz konfigurację sterowników. Możemy wykonać np. próbne połączenie z jednym z członków zespołu, aby sprawdzić czy dobrze nas widać i słychać, a także czy prezentacja wyświetla się w sposób prawidłowy. Odpowiednie przygotowanie techniczne i merytoryczne jest gwarancja sukcesu każdej wideokonferencji.