Post

Jak przygotować się do wideokonferencji?

Mimo że na świecie korporacje wykorzystują telekonferencje od lat, tak wiele mniejszych firm rozpoczęła swoją przygodę z rozwiązaniami tego typu stosunkowo nie dawno. Miało to zwykle związek z zamknięciem wielu gałęzi gospodarki na skutek pandemii COVID-19. Wówczas wielu pracowników biurowych rozpoczęło zdalne wykonywanie swoich obowiązków i konieczny był stały kontakt z zespołem i partnerami biznesowymi. Jak się jednak przygotować do takiej telekonferencji?

Jeśli chodzi o ubiór, to warto zdecydować się na taki strój, jaki towarzyszy nam zwykle w pracy – chyba że spotkanie ma charakter wewnątrz zespołowy i jesteśmy umówieni na nieco bardziej casualowy ubiór. Dlaczego warto zwrócić uwagę na swój ubiór? Może się bowiem okazać, że czegoś zapomnieliśmy i musimy na chwilę odejść od laptopa. Nie chcemy się przecież wtedy zaprezentować w koszuli i bieliźnie. Mimo zdalnego charakteru rozmowy powinniśmy starać się zachować powagę spotkania, a także przypilnować, aby nic w naszym tle nie rozpraszało naszego rozmówcy.

Powinniśmy także zadbać o wszelkie parametry techniczne związane z wideo-połączeniem. Głównie chodzi tutaj o wykorzystanie dobrej jakości kamery i mikrofonu. Jeśli mamy nowy sprzęt, a konferencja jest niewielka, powinny wystarczyć komponenty wbudowane w laptopie. Przy ważniejszych wystąpieniach dobrze zainwestować w kamerę mobilną i dodatkowy mikrofon z redukcją szumów. Równie ważny jest wybór platformy komunikacyjnej. Wybierajmy te, które są sprawdzone i łatwe w obsłudze. Jeśli przygotowujemy się do wideokonferencji z klientem, dobrze jest wykonać próbne połączenie w zespole, aby sprawdzić, czy na pewno wszystko jest dobrze – czy jesteśmy widzialni, słyszalni i czy potrafimy obsługiwać pomocne nam funkcje komunikatora. Sprawdźmy także stan naszego połączenia sieciowego. Nie chcemy przecież, aby w trakcie ważnej rozmowy przeszkadzały nam zakłócenia wywołane wątłej jakości sygnałem sieci. Z tego powodu warto zainwestować we wzmacniacz sygnału mobilnego, a najlepiej podłączyć się do sieci kablowej lub światłowodowej.

Ostatnim aspektem jest oczywiście przygotowanie merytoryczne. Nawet najbardziej profesjonalna wideokonferencja może okazać się porażką, jeśli nie poświęcimy odpowiednio wiele czasu na przygotowanie się do rozmowy na dany temat. Jeśli korzystamy z takich aplikacji, jak Microsoft Team możemy także przygotować materiały pomocnicze, które będziemy wyświetlać w trakcie rozmowy. Z pewnością pomoże nam to przekonać zespół lub klienta do naszych racji. Będąc dobrze przygotowanym merytorycznie do telekonferencji, jesteśmy też pewniejsi siebie, co może przełożyć się na sukces negocjacji. Oczywiście zupełnie inaczej będziemy się przygotowywać do codziennego, porannego zebrania ze swoim zespołem, a inaczej do spotkania z partnerem biznesowym. Dobrze być jednak przygotowanym na wszelkie okoliczności, a nie damy się zaskoczyć.